Das große ERP-Systeme Leitfaden 2018

Der folgende Leitfaden gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Definition, Bedeutung und Wichtigkeit der ERP-Systemen für Unternehmen in der aktuellen Zeit. In unserem ERP-Systeme Vergleich finden Sie außerdem die besten und bekanntesten Systeme noch einmal übersichtlich dargestellt.

Was sind ERP-Systeme?

ERP-Systeme Definition

Mit ERP-Systemen (engl.: Enterprise Resource Planning-System) beschreibt eine, oder mehrere Softwares mit denen Unternehmen in der Lage sind die verschiedenen Teilbereiche des Betriebes weltweit, oder bezogen auf den Standort effektiv und digital zu verwalten.

Die korrekte Definition eines ERP-Systems kann man in einem Satz zusammenfassen: Das ERP-System ermöglicht eine interne Vernetzung und effektivere Durchführung von einzelnen Abläufen.

ERP-Systeme haben auch den Sinn, die relevanten betrieblichen Kennzahlen automatisch zu erfassen und so der Unternehmensleitung eine aktuelle Übersicht über die Lage innerhalb des Unternehmens zu geben.

Wie verlief die historische Entwicklung von ERP-Systemen?

Die Entwicklung von ERP-Systemen begann schon recht früh in den 1990iger Jahren. Quasi setzte die Entwicklung mit der Verwendung von Computern innerhalb von Unternehmen ein. Der Hintergrund war die schlichtweg vorhandene Notwendigkeit die verschiedenen einzelnen Anwendungen der Abteilungen, welche miteinander kommunizieren mussten, unter einem Dach zu vereinen und so die Abläufe innerhalb des Unternehmens zu beschleunigen.

Mit der Zeit stieg die Anzahl der Anwendungen und damit auch die Komplexität der ERP-Systeme. Heute gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen ERP-Systemen, die in allen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz kommen können.

Welche Entwicklung werden ERP-Systeme in der Zukunft nehmen?

Systeme, die mit der Cloud arbeiten spielen eine immer größere Rolle und sind vor allem in weltweit tätigen Unternehmen stark gefragt. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass sich die Systeme der steigenden weltweiten Vernetzung immer mehr anpassen.

Die Entwickler arbeiten an individuellen Lösungen für Unternehmen, die die üblichen Betriebssysteme maximal ergänzen. So sollen individuelle und auf die Bedürfnisse angepasste Benutzeroberflächen entstehen, die ein maximal effektives arbeiten ermöglich.

In der nahen Zukunft werden ERP-Systeme immer wichtiger für Unternehmen werden und eine exakte Steuerung und Kontrolle der innerbetrieblichen Abläufe ermöglichen.

Wo werden ERP-Systeme eingesetzt?

ERP-Systeme können in allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden. Von der Verwaltung, bis hin zur Produktion kann ein ERP-System so gut wie alle wichtigen Prozesse effektiver steuern. In der Regel haben große Unternehmen ein einheitliches ERP-System, welches die einzelnen Anwendungen und Prozesse koordiniert.

Beispiele für den praktischen Einsatz wären unter anderem:

  • Stammdatenverwaltung: Diese ist besonders wichtig für unternehmerische Entscheidungen, das Personalwesen und die Buchhaltung.
  • Dokumentenmanagement: Die interne Verwaltung und Digitalisierung wäre ohne ein effektives Dokumentenmanagement undenkbar. Hier helfen ERP-Systeme auf verschiedenen Ebenen und koordinieren die einzelnen Anwendungen, sowie die notwendigen Prozesse.
  • Produktionsplanung und Produktionssteuerung: Die Steuerung der Produktion, sowie die Planung eben dieser ist für Unternehmen extrem wichtig. ERP-Systeme erlauben eine punktgenaue und bedarfsorientierte Steuerung aller Prozesse. Dadurch können Ressourcen effektiver verwaltet und Kosten eingespart werden.
  • Vertrieb und Verkauf: Die Zulieferung von Waren, aber auch in der Pflege der Kundendaten spielen ERP-Systeme eine immer größere Rolle. Sie erlauben eine genaue Steuerung des Warenflusses und ermöglichen eine Koordination der relevanten Kundendaten.
  • In der Automobilindustrie: "Just in time" ist ein Zuliefermethode, die ohne ERP-Systeme unmöglich wäre. Die Automobilindustrie ist quasi der Industriezweig, der ERP-Systeme mehr oder weniger für sich entdeckt hat (siehe dazu die E-Commerce Komplettlösung mit integriertem ERP-System MONDO MEDIA).

Welche Vorteile und Nachteile haben ERP-Systeme?

Die Vorteile der ERP-Systeme liegen vor allem in der Kostenersparnis, sowie der schnellen Verfügbarkeit von Informationen und der Verbesserung der internen Kommunikation.

Alleine der Vorteil, dass verschiedene im Unternehmen verwendete Anwendungen besser und schneller miteinander kommunizieren können macht ERP-Systeme sehr wichtig für Unternehmen aus allen Branchen. Zudem werden durch ihren Einsatz viel Zeit, Papier und dadurch enormen Kosten eingespart. Die schnellere Verfügbarkeit von relevanten Informationen, beispielsweise betrieblichen Kennzahlen, macht das ERP-System zu einer wichtigen Grundlage für schnelle unternehmerische Entscheidungen.

Doch es gibt auch eine Reihe von Nachteilen. ERP-Systeme sind meist sehr aufwändig und komplex und benötigen deswegen immer fachmännische Kontrolle. Zudem kann ein Systemausfall unter Umständen den gesamten Betrieb lahmlegen. Auch die Kosten für Updates, oder Anpassungen sind in der Regel recht hoch. Allerdings kommt ein Unternehmen im Schnitt mit einem ERP-System deutlich günstiger weg und erhöht die Effektivität in allen Unternehmensbereichen.

Welche Unternehmen sollten auf ERP-Systeme setzen?

Grundsätzlich gibt es keine Beschränkung auf Branchen. ERP-Systeme können in allen Bereichen des Unternehmens, aber auch in allen Branchen zu einer deutlichen Verbesserung der Unternehmensstruktur beitragen.

Allerdings sind mit der Anschaffung oftmals hohe Kosten, und mit der Integration oftmals ein hoher Aufwand verbunden. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen gezielt die einzelnen Funktionen und Module heraussuchen und sicherstellen, dass nur Funktionen vorhanden sind die auch wirklich im Unternehmen benötigt werden.

Welche ERP-Systeme gibt es und welche Funktionen haben sie?

Es gibt verschiedene Anbieter, welche ERP-Systeme entwickelt haben. Der größte Anbieter der Welt dürfte SAP sein, aber auch eine Reihe von kleineren Anbietern haben gute und spezialisierte Lösungen für Unternehmen entwickelt.

Da ERP-Systeme grundsätzlich in Module aufgeteilt sind, ist es schwer ihnen genaue Funktionen zuzuweisen. Es ist beispielsweise möglich ein Modul mit Funktionen für die Warenwirtschaft zu ordern, in welches aber auch Funktionen aus dem Modul der Buchhaltung enthalten sind.

Die Funktionen hängen vom Angebot des Herstellers ab, und den Bedürfnissen des Unternehmens. Die letztendliche Wahl der geeigneten Module und Funktionen sollte deswegen mit Bedacht getroffen werden. Grundsätzlich gilt: Es gibt so gut wie keine Funktion, die ein ERP-System gemeinsam mit einer passenden Anwendung nicht erfüllen und verbessern kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem integrierten ERP-System, und einem ERP-System aus der Cloud?

Für den Anwender unterscheiden sich beide Systeme in der Regel nicht auf den ersten Blick. Lediglich der Hintergrund ist anders gestaltet. Während ein integriertes ERP-System eigene Server benötigt und zumindest teilweise direkt auf den Rechnern der Anwender installiert sein muss, ist ein cloudbasiertes ERP-System zum größten Teil auf einem externen Server untergebracht. Auf diesen müssen die Anwender zugreifen, um die relevanten Anwendungen nutzen zu können.

Die cloudbasierte ERP wird für Unternehmen immer wichtiger, denn mit dieser Lösung lassen sich Unternehmensprozesse weltweit und ohne großen Aufwand steuern. Zudem ist die Pflege und die Wartung des ERP-Systems aus der Cloud deutlich einfacher, da diese zentral im Rechenzentrum durchgeführt werden kann.

Was ist der Unterschied eines ERP-Systems zu anderen Systemen?

ERP-Systeme haben eine duale Funktion. Zum einen erlauben sie die umfassende Kontrolle aller relevanten Prozesse. Auf der anderen Seite können ERP-Systeme dafür sorgen, dass die verschiedenen Anwendungen im Unternehmen auf allen Ebenen und sehr einfach miteinander kommunizieren können. Dieser Vorteil macht den Einsatz von ERP-Systemen in fast allen Bereichen des Unternehmens unumgänglich.

Zudem sind ERP-Systeme, im beispielhaften Vergleich zu einem CRM-System, nicht auf eine Funktion beschränkt. Sie sind wesentlich vielfältiger und können die verschiedenen Aufgabenbereiche des Unternehmens effektiver gestalten.

Welche Kosten kann man für die Anschaffung eines ERP-Systems kalkulieren?

Grundsätzlich ist diese Frage nur dann zu beantworten, wenn wirklich alle Faktoren innerhalb des Unternehmens berücksichtigt wurden. Dazu gehört die Größe des Betriebes, die Größe der Abteilungen aber auch der Umfang der beanspruchten Leistung. Ebenfalls spielt eine Rolle, ob man das System kaufen, mieten oder leasen möchte.

Auch die Entscheidung zwischen einem integrierten ERP-System, oder einem ERP-System aus der Cloud ist ein Kostenfaktor. Generell kann man ein ERP-System schon ab 10.000 Euro erwerben, wobei die Grenze nach oben hin offen ist.

Welche Folgekosten können entstehen?

Neben den fixen Kosten für die Anschaffung entstehen in der Regel weitere Kosten für Updates, oder für den regelmäßigen Erwerb von Lizenzschlüsseln.

Große ERP-Systeme benötigen in der Regel Fachkräfte, sogenannte Systemadministratoren. Diese betreuen das umfangreiche System und entwickeln es gemäß den Anforderungen des Unternehmens. Dafür sind natürlich Personalkosten einzuplanen.

Wann ist es sinnvoll in ein ERP-System zu investieren?

Grundsätzlich kommt es immer auf die Branche, sowie die Größe des Unternehmens an. Je größer das Unternehmen, umso sinnvoller auch der Einsatz eines ERP-Systems. Auch kleine Betriebe können von ERP-Systemen profitieren.

Der Vorteil der Systeme ist, dass ihre einzelnen Funktionen in Modulen angeboten werden. So muss man als Unternehmer nicht gleich das komplette, und oft recht teure Paket kaufen. Vielmehr kann man für sein Unternehmen eine spezielle Leistung beanspruchen, die die wirklichen Vorteile des ERP-Systems für das Unternehmen zugänglich macht.

Die Kosten variieren in der Höhe des Umfangs der bestellten Leistung, aber auch in der Art der Funktionen, die gewünscht sind. Schon für wenige tausend Euro können kleine Lösungen von namhaften Entwicklern geordert werden. Je größer und umfangreicher das System sein soll, umso teurer wird es letztendlich auch. Den Kosten sind dabei keine Grenzen gesetzt. Es kommt halt wirklich auf die Größe an.

Wie kann man ERP-Systeme erwerben?

Grundsätzlich kann man ERP-Systeme entweder kaufen, leasen oder mieten. Der Kauf von ERP-Systemen ist die teuerste, aber auch die sicherste Variante. So bleibt das System immer im Unternehmen und kann dauerhaft genutzt werden.

Dennoch bevorzugen die Unternehmen in der Regel das Leasing. Dabei werden die Module einzeln, oder zusammen gebucht und durch den Entwickler weiterhin betreut. Beim Mieten von ERP-Systemen kann man noch mehr Kosten sparen. Allerdings geht das oft auf Kosten des Funktionsumfangs. Denn gemietete ERP-Systeme sind in der Regel unveränderlich und es können nur die Funktionen genutzt werden, die vom Anbieter auch zur Verfügung gestellt werden.

Welches ERP-System ist das beste für das Unternehmen und wo findet man dieses?

Diese Frage ist aus dem Stehgreif leider nicht so leicht zu beantworten. Grundsätzlich sollte hier eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Da viele Unternehmen weder über das Know-How, noch über die notwendigen Ressourcen verfügen sind die Leistungen eines externen Dienstleisters eine sinnvolle Ergänzung. Sogenannte IT-Consultants, aber auch andere Berater können bei der Findung von Problemen mitwirken und effektive Lösungsvorschläge erstellen. Anhand derer kann man sich als Unternehmer letztlich auf die Suche nach einem geeigneten ERP-System machen.

Die Auswahl ist recht groß, weswegen man sich auch hier umfassend beraten lassen soll. Wichtig ist, dass genügend Zeit zur Verfügung steht. Denn oftmals ist die Integration eines ERP-Systems eine so tiefgreifende Veränderung, dass schon kleine Fehler große Auswirkungen haben können.

Wie läuft die Einführung eines ERP-Systems ab?

Die Integration eines ERP-Systems ist in der Regel sehr aufwändig und betrifft direkt, oder indirekt alle Abteilungen des Unternehmens. Je nach Größe des Systems muss man teilweise mit mehrjährigen Planungsphasen rechnen, bis es letztlich zur Umsetzung kommt. In dieser Phase können Neuerungen, oder aber Veränderungen im Unternehmen noch aktiv erfasst und in die Planungen integriert werden. Später müssen sich Unternehmen und ihr ERP-System gleichermaßen aufeinander abstimmen.

Die Einführung erfolgt auf einer technischen Ebene, sowie durch Fortbildungen der Mitarbeiter. Die technische Ebene macht den größten Teil der Planung aus, denn nur durch die passende Technik ist ein ERP-System auch völlig funktionsfähig. Die Einführung eines ERP-Systems erfolgt in der Regel in mehreren Stufen. Je nach Größe werden einzelne Abteilungen des Unternehmens schrittweise an das System herangeführt, wobei auch die Mitarbeiter mit einbezogen werden.

In der Regel werden die einzelnen Projektphasen so unterteilt, dass das Unternehmen im Falle eines großen Fehlers auch ohne die entsprechende Abteilung weiterhin fehlerfrei funktionieren könnte. So wird sichergestellt, dass die Einführung so risikofrei wie möglich abläuft.

Was sind die größten Hindernisse bei der Einführung eines ERP-Systems?

Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Das liegt daran, dass die einzelnen Abteilungen im technischen Bereich oftmals in Gänze umgestellt werden müssen. Das bedeutet viele Neuerungen, die gewohnte Abläufe grundlegend verändern.

Das häufigste Hindernis für eine erfolgreiche Einführung sind mangelnde Schulungen der Mitarbeiter. Ebenso oft werden die internen vorhandenen und nützlichen Vernetzungen übersehen. Diese werden bei der Einführung oft aus Versehen zerstört, oder zumindest stark gestört. Das hemmt die Effizienz und im schlimmsten Falle sogar ganze Abteilungen. Aus diesem Grund ist es für eine erfolgreiche Einführung extrem wichtig die kommenden Veränderungen entsprechend zu kommunizieren und die Mitarbeiter darauf vorzubereiten.

Zusammenfassung

Dieser Leitfaden verdeutlicht noch einmal die Wichtigkeit von ERP-Systemen für die Wirtschaft. Ebenso wird noch einmal klargestellt, dass die Auswahl eines ERP-Systems entsprechend der Vorgaben innerhalb des Unternehmens erfolgen muss.

Die Integration eines neuen ERP-Systems ist der komplexe Teil, welcher aber unumgänglich ist. Hier sind Unternehmen in der Regel auf externe Dienstleister angewiesen, die die Einführung erleichtern und effektiv umsetzen.

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