Wie funktioniert ERP mit Onlineshop / Webshop?

Grundlegend ist die Integration von ERP und Onlineshop Software im eCommerce 2.0 ein notwendiges "must have". Unter einem ERP / Shopsoftware integrierten Softwaresystem versteht man die Kombination aus kaufmännischer Komplettlösung (ERP = Enterprise Ressource Planning) und einer Online-Shopsoftware.

Die Gründe diese Kombination einzuführen und zu betreiben sind aus kaufmännischer Sicht naheliegend und einfach zu begreifen:

  • Steigerung der Effizienz in Bezug auf sämtliche Prozesse, Zeit und somit auch die Betriebskosten des Unternehmens
  • die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schneller Abwicklung und Versand der Ware
  • eine bessere Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit der Daten in Bezug auf den Bearbeitungs-Status, Lagerverfügbarkeit und Workflow innerhalb des Unternehmens
  • Das ERP ist damit die zentrale Betriebsplattform für den Verkauf über Marktplätze und Onlineshop-Kanäle

Die Liste der Gründe, die für eine vertiefte Integration beider Lösungen sprechen, kann beliebig verlängert werden. Dort wo jedoch Chancen bestehen, gibt es auch Risiken. Sehr häufig sind organisatorische und technische Ursachen dafür verantwortlich, dass Prozesse fehlerhaft ablaufen und Daten nicht konsistent vorliegen. Die Risiken werden häufig zu Beginn eines Projektes unterschätzt und werden durch eine schlechte Planung im Vorfeld exponentiell verstärkt.

Hauptprobleme bei ERP / Shopsoftware Einführungsprojekten

Glücklicherweise spricht der Autor mit etwa 20-jähriger Erfahrung nicht aus dem "blauen", d.h. die drei Punkte, die hier aufgeführt werden, sind wesentliche, aber bei weitem noch nicht die einzigen Punkte, die in aller Regelmäßigkeit falsch gemacht werden:

  • Planung: bei umfangreichen Projekten können umfangreiche Fehler gemacht werden, d.h. sowohl für Dienstleister wie auch Kunde gilt der Grundsatz: große Projekte bergen große Risiken. Eine umfangreiche Projektplanung im Vorfeld ist ein Muss-Kriterium. Konzeption kann nicht nach Festpreis verkauft werden. Hier muss sich der Kunde auf eine dynamische Kosten einstellen. Erst wenn das Konzept schlüssig ist und sämtliche Prozesse und Datenströme für alle Projektbeteiligten sauber dargestellt sind und das Konzept von allen Beteiligten abgenommen ist, sollte die Einführungs-/Projektphase beginnen
  • Schnittstellen: über sogenannte Schnittstellen werden die Datenströme zwischen zwei fremden IT-Systemen bewegt. Zur Einrichtung von Schnittstellen werden Datenströme und Übergabe- und Endpunkte definiert. Erfahrungsgemäß lässt sich sagen, dass eine Schnittstelle immer ein Risiko darstellt, weil sie vorhanden ist. Selbst standardisierte Schnittstellen zwischen Shopsystemen und ERP Systemen können sowohl Shopbetreibern, als auch den Dienstleistern Nerven und Zeit rauben. Eine sehr elegante Lösung für die Einführung von ERP Shopsystemen sind von Haus aus - ohne Schnittstelle - integrierte Lösungen. Beispiele hierfür gibt es bei Plentymarkets oder das MONDO MEDIA ERP Shopsystem von omeco
  • Datenpflege: hier kommt der Faktor Mensch zum Tragen. Im Rahmen eines Projektes müssen sämtliche Datenpflege-Arbeiten, die für den Händler anfallen, akribisch eingeplant werden. Hierbei verschätzen sich die Händler, die Daten pflegen müssen sehr häufig - leider werden die zu leistenden Aufwände nicht über- sondern unterschätzt. So ist es häufig der Fall, dass der Kunde während des Projektverlaufes beim Dienstleister auf Fertigstellungstermine pocht und selbst nicht mit der Datenpflege hinterher kommt. Ich persönlich rate meinen Kunden Datenpflege nicht  vollständig alleine durchzuführen, sondern Hilfe von Dienstleistern, die hierauf spezialisiert sind in Anspruch zu nehmen.